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Elektronische Rechnungen

Bislang war es so, das eine elektronische Rechnung nur dann umsatzsteuerlich anerkannt wurde, wenn sie mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur signiert oder per EDI-Verfahren übermittelt wurde.

Aufgrund dessen soll die Echtheit des Rechnungsabsenders sichergestellt und die Manipulation von Dritten bei digitalen Rechnungen unterbunden werden.

Nun wurde durch die EU die Richtline an die hohen Anforderungen einer elektronischen Rechnung verringert. Der Bundesrat der Bundesrepublik Deutschland will diesem Gesetz im Juli zustimmen und es rückwirkend zum 1.Juli in Kraft treten lassen.

Die bislang gültigen Verfahren zur Übermittlung per EDI oder der qualifizierten, elektronischen Signatur bleiben weiterhing gültig. Aufgrund der Neuregelung ist es nun auch möglich, elektronische Rechnungen per E-Mail mit dem entsprechenden Anhang, per Web-Download, einem Computer Fax oder der DE-Mail zu übermitteln. Notwendig hierfür ist ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren, welches auch bei einer herkömmlichen Rechnung in Papierform angewendet wird. Desweiteren muss der Rechnungsempfänger der Übermittlung per elektronischen Weg zustimmen, hier reicht es jedoch aus, dass dieser keinen Widerspruch einlegt.

Damit eine solche Rechnung ohne elektronische Signatur vom Finanzamt anerkannt wird, sind hieran ein paar Bedingungen geknöpft. Damit der Vorsteuerabzug einer solchen Rechnung ab dem 01.07.2011  anerkannt wird, müssen diese Punkte erfüllt sein.
  • Die Lesbarkeit der Rechnung muss gewährleistet sein.
  • Die Echtheit der Herkunft der Rechnung sollte durch eine sachliche Rechnungsprüfung sichergestellt sein, was mittels einer Absenderprüfung oder der Bankverbindung realisiert werden kann.
  • Die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung müssen erfüllt werden.
  • Die Rechnung muss unversehrt sein.
Im Rahmen Ihrer Buchführung sollten Sie dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren dokumentieren. Bis zu einer Stellungnahme der Finanzverwaltung sollte zudem ein Ausdruck der elektronischen Rechnung erfolgen, sowie eine Dokumentation der Prüfung auf dieser.

Für die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gilt, dass diese zeitnah unveränderbar gesichert werden sollten. Für die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren sollte die Rechnung im originalen, elektronischen Format wie sie ausgestellt oder empfangen wurde, aufbewahrt werden. Sichergestellt werden sollte, dass diese jederzeit lesbar oder maschinell auswertbar sind.

Nach dem Gesetzesentwurf der Bundesregierung soll die Neuregelung für alle Umsätze gelten, die nach dem 30.06.2011 ausgeführt werden. Nähere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Steuerberater.

05.07.2011



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