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Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Wer Bücher führt und Bilanzen erstellt, muss als Gewerbetreibender und Selbständiger seine Unterlagen wie etwas Buchungsbelege, Konten, Jahresabschlüsse oder Aufzeichnungen laut §147 Abgabenordnung 10 Jahre aufbewahren.

Für Aufwendungen die in diesem Zusammenhang entstehen ist eine steuermindernde Rückstellung zu bilden. Diese kann jedoch nur gebildet werden, wenn man gesetzlich dazu verpflichtet ist die Unterlagen aufzubewahren. Werden diese freiwillig länger aufbewahrt ist eine Rückstellung hierfür nicht möglich.
Für die Ermittlung des Betrages der Rückstellung gilt es, die voraussichtlichen Kosten für die Aufbewahrung zu berücksichtigen.

Hierfür kommen folgende Aufwendungen in Betracht:
  • Raumkosten: Für laufende Raumkosten kann ein anteiliger Aufwand im Verhältnis der Nutzfläche zur Gesamtfläche regelmäßig ermittelt werden.
  • Einlagerung: Ein einmaliger Aufwand für die Einlagerung der zu archivierenden Unterlagen bzw. Digitalisierung insofern die Einlagerung nicht bereits zum Bilanzstichtag erfolgt ist.
  • Einrichtungsgegenstände: Hat man Kosten für Einrichtungsgegenstände wie Schränke oder ein Regal kann man diese abschreiben, wenn dies noch nicht erfolgt ist.
  • Personalkosten: Ein anteiliger Betrag kann berücksichtigt werden wenn für die Sicherung und Lesbarkeit der Datenbestände eine Lagerverwaltung, ein Hausmeister oder die Reinigung erforderlich ist.
Zu beachten gilt es, das Unterlagen welche nach dem Bilanzstichtag entstehen und eingelagert werden nicht in die Rückstellung einbezogen werden dürfen. Desweitern gilt, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Kosten für die Entsorgung nicht in die Rückstellung mit einfließen dürfen.
Grundsätzlich sind für die Bewertung die gesetzlich angeordnete Dauer der Aufbewahrungsfrist in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der Unterlagen sowie der verbleibenden Dauer der Aufbewahrungspflicht zu berücksichtigen. Angesetzt werden können die Kosten welche zum Zeitpunkt der Erfüllung der Verpflichtung anfallen. 

01.06.2011



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